Een belangrijke, maar vaak onderschatte oorzaak van leegstand is de complexiteit en drempelvrees. Voor eigenaren zonder vastgoedervaring, zoals erfgenamen of kleine ondernemers, kan het traject van herbestemming erg ingewikkeld zijn. De vereisten voor principeverzoeken, complexe onderbouwingen, verplichte schetsontwerpen en langdurige vergunningstrajecten schrikken af. Wanneer een eigenaar niet beschikt over de juiste expertise of een netwerk van adviseurs, kan de stap naar een grote verbouwing of functiewijziging te groot zijn.

Dan spelen vragen als:

Dit leidt soms tot een 'verlamming door complexiteit':

Dit fenomeen wordt in de ruimtelijke ordening vaak aangeduid als 'toegankelijkheid van het proces'. Het huidige stelsel, inclusief de nieuwe Omgevingswet, vraagt van initiatiefnemers een hoge mate van zelfredzaamheid en professionele dossierkennis. Voor eigenaren die niet over deze expertise beschikken, is het systeem niet ontworpen als een uitnodiging tot ontwikkeling, maar als een gedoe die men liever vermijdt. Het gevolg is dat panden met potentie niet of langzamer ingevuld worden.